تُعَدّ الاجتماعات العمود الفقري لعملية اتخاذ القرار في أي مؤسسة، غير أن فعاليتها تعتمد بشكل كبير على وضوح التواصل، ودقة التوثيق، وتنظيم المتابعة. إن دورة تدريب "تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات" المقدمة من مركز دبي المتميز للتدريب صُمِّمت لتحويل الطريقة التي يخطط بها المتخصصون للاجتماعات، ويشاركون فيها، ويقومون بتوثيق نتائجها.
تزود هذه الدورة المشاركين بالمهارات اللازمة لإدارة الاجتماعات بثقة، وضمان أن تكون المناقشات منظمة، والأهداف محققة، والنتائج مسجلة بشكل احترافي. بدءًا من إعداد جدول الأعمال وصولًا إلى كتابة محاضر دقيقة وموجزة، تغطي الدورة الجوانب التنظيمية والتواصلية للاجتماعات الناجحة.
كما سيتعلم المشاركون استراتيجيات عملية لتعزيز الكفاءة، وتجنب الأخطاء الشائعة، وضمان أن تفضي الاجتماعات إلى قرارات قابلة للتنفيذ. وتمتاز الدورة بمزيج من الجانب النظري والممارسة العملية، مما يجعلها تفاعلية وملائمة لبيئات العمل الحديثة.
أهداف الدورة
تطوير القدرة على إعداد جداول أعمال فعّالة تتماشى مع أهداف الاجتماع.
-
اكتساب تقنيات تدوين محاضر دقيقة وموجزة وقابلة للتنفيذ.
-
تعزيز مهارات التواصل لإدارة النقاشات وتشجيع المشاركة.
-
تعلم استراتيجيات إدارة الوقت لزيادة إنتاجية الاجتماعات.
-
فهم دور المتابعة لضمان تنفيذ القرارات المتفق عليها.
-
بناء الثقة في بيئات الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية.
الجمهور المستهدف
هذه الدورة مناسبة لـ:
-
المهنيين الإداريين المسؤولين عن تدوين المحاضر.
-
المدراء وقادة الفرق الذين يعقدون اجتماعات منتظمة.
-
منسقي المشاريع والمديرين التنفيذيين الذين يبحثون عن أساليب منظمة للاجتماعات.
-
المساعدين الشخصيين، السكرتارية، ومنسقي المكاتب.
-
أي شخص يرغب في تحسين مهاراته في إدارة الاجتماعات وتوثيقها.
وحدات الدورة
مقدمة حول الاجتماعات الفعّالة
-
أهمية الاجتماعات المنظمة في المؤسسات
-
تحديد أهداف الاجتماع والنتائج المتوقعة
-
-
إعداد جدول الأعمال
-
تصميم جداول أعمال مركزة وموجهة نحو الأهداف
-
ترتيب الأولويات وتوزيع الوقت
-
-
دور كاتب المحضر
-
المسؤوليات الرئيسية أثناء الاجتماعات
-
تقنيات الإصغاء الفعّال وتدوين الملاحظات
-
-
كتابة محاضر احترافية
-
نماذج وأنماط المحاضر
-
تحويل الملاحظات إلى سجلات واضحة وقابلة للتنفيذ
-
الأخطاء الشائعة الواجب تجنبها
-
-
تقنيات إدارة الاجتماعات
-
تشجيع المشاركة والتعامل مع الخلافات
-
إدارة الوقت والحفاظ على مسار النقاش
-
نماذج اتخاذ القرار في الاجتماعات
-
-
المتابعة بعد الاجتماع
-
توزيع المحاضر وبنود العمل
-
تتبع تنفيذ القرارات
-
استخدام التكنولوجيا للمتابعة والمساءلة
-
-
تمارين عملية ودراسات حالة
-
سيناريوهات واقعية للتطبيق
-
أنشطة جماعية لإعداد الجداول والمحاضر
-
تقديم التغذية الراجعة وتطوير المهارات
-