في بيئة الأعمال السريعة اليوم، يلعب الموظفون الإداريون دورًا أساسيًا في ضمان انسيابية ترتيبات السفر وسلاسة تنظيم الفعاليات. تم تصميم دورة تنسيق السفر والفعاليات للمسؤولين الإداريين والمقدمة من مركز دبي المتميز للتدريب لتزويد المشاركين بالمهارات العملية لإدارة السفر المحلي والدولي، وتنسيق الفعاليات المؤسسية، والتعامل مع التحديات ذات الصلة بثقة وكفاءة.
تغطي هذه الدورة العملية كامل عملية إدارة السفر وتنظيم الفعاليات، بما في ذلك تخطيط السفر، التفاوض مع الموردين، إعداد الميزانية، ترتيبات الإقامة، اختيار قاعات المناسبات، إدارة خدمات الضيافة، تقييم المخاطر، وخطط الطوارئ. ومن خلال إتقان هذه المجالات، سيتمكن الإداريون والموظفون من تعزيز قدرتهم على دعم المدراء والمؤسسات بشكل فعال.
تُقدَّم الدورة عبر جلسات تفاعلية، ودراسات حالة، ومحاكاة عملية، حيث تجمع بين المعرفة التقنية والمهارات الشخصية مثل الاتصال والتفاوض وحل المشكلات. كما سيكتسب المشاركون خبرة عملية في إعداد جداول السفر، وصياغة الجداول الزمنية للفعاليات، وإدارة الموردين، وضمان الكفاءة المالية مع الحفاظ على الجودة.
تهدف هذه الدورة إلى تمكين الإداريين من أن يكونوا ليس فقط منظمين فعالين، بل أيضًا شركاء استراتيجيين في تقديم فعاليات وتجارب سفر ناجحة تعكس احترافية مؤسساتهم.
أهداف الدورة
بنهاية هذه الدورة سيتمكن المشاركون من:
-
فهم مبادئ تنسيق السفر والفعاليات في بيئة الشركات.
-
إعداد خطط سفر فعّالة تلبي احتياجات المدراء والعملاء.
-
تطبيق تقنيات إعداد الميزانية لخفض التكاليف مع الحفاظ على الجودة.
-
اختيار أماكن مناسبة للفعاليات والموردين ومقدمي الخدمات.
-
إدارة الجوانب اللوجستية مثل الإقامة، النقل، وخدمات الضيافة.
-
التواصل والتفاوض بفاعلية مع أصحاب المصلحة.
-
تحديد المخاطر وإعداد خطط بديلة لمواجهة التحديات غير المتوقعة.
-
تقديم خدمات تنسيق سفر وفعاليات احترافية تعزز سمعة المؤسسة.
تستهدف هذه الدورة:
-
المساعدين الإداريين ومدراء المكاتب.
-
السكرتارية التنفيذية والمساعدين الشخصيين.
-
موظفي الدعم المؤسسي المعنيين بتخطيط السفر أو تنظيم الفعاليات.
-
المهنيين الراغبين في تطوير مسارهم في التنسيق الإداري.
-
أي شخص يسعى لاكتساب خبرة عملية في إدارة السفر والفعاليات.
-
وحدات الدورة
الوحدة الأولى: مقدمة في تنسيق السفر والفعاليات
-
أدوار ومسؤوليات الإداريين في التنسيق
-
التحديات الرئيسية في إدارة السفر والفعاليات
الوحدة الثانية: إدارة السفر
-
تصميم سياسات السفر والجداول الزمنية
-
حجز الرحلات الجوية والفنادق ووسائل النقل
-
التفاوض مع وكالات السفر والموردين
الوحدة الثالثة: أساسيات تخطيط الفعاليات
-
أهداف الفعالية، إعداد الميزانية والجدولة
-
اختيار القاعات وترتيبات الموقع
-
إدارة الضيافة، الترفيه، والضيوف
الوحدة الرابعة: إدارة الموردين وأصحاب المصلحة
-
تقنيات التفاوض على العقود
-
بناء علاقات طويلة المدى مع الموردين
-
استراتيجيات التواصل مع أصحاب المصلحة
الوحدة الخامسة: إدارة المخاطر وخطط الطوارئ
-
تحديد المخاطر المحتملة في السفر أو الفعاليات
-
تطوير خطط بديلة للتعامل مع الطوارئ
-
ضمان السلامة والامتثال للمعايير
الوحدة السادسة: التطبيق العملي ودراسات الحالة
-
إعداد جداول زمنية عملية للفعاليات
-
محاكاة تخطيط السفر في الواقع
-
أفضل الممارسات لضبط التكاليف وزيادة الكفاءة